Le 25 mai 2018, le règlement européen relatif à la protection des données personnelles est entré en vigueur. Il a été complété en droit français par la Loi n°2018-493 du 20 juin 2018. Ces textes fixent désormais les nouvelles normes sur le traitement des données personnelles des personnes physiques.
Hanifa Rabhi, membre du groupe de travail Ressources humaines du réseau Absoluce, explique quelles en sont les implications pour les services RH des entreprises.
Ce RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) impacte directement les services Ressources humaines et s'applique à toute organisation publique et privée, qui traite des données personnelles, pour son compte ou non.
On entend par donnée personnelle toute information qui permet d'identifier, directement (nom, prénom) ou indirectement (numéro client, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale, immatriculation, donnée biométrique, etc.), une personne.
En matière de ressources humaines, la collecte des données par l'employeur sur les salariés est régulière. Elle commence dès le recrutement pour se poursuivre avec l'embauche et la vie du contrat de travail, tout au long de la carrière du salarié (déclarations sociales, déclarations fiscales, arrêts, correspondances diverses, etc.). Le RGPD s'applique à tous les salariés dès lors qu'ils résident dans un pays européen.
Le RGPD fait de l'employeur un acteur important du traitement des données. Il importe donc d'observer la plus grande vigilance quant à ces obligations, à savoir :
1/ L'information et le consentement préalable des salariés
L'employeur doit clairement informer les salariés du traitement de leurs données personnelles, et ce, à travers différents supports (règlement intérieur, contrat de travail, etc.).
La détention de certaines données impose le consentement préalable de l'employé concerné. Il doit être obtenu de manière explicite et non équivoque pour les traitements concernés, notamment par un écrit ou une case à cocher (Art. 7 RGPD).
2/ L'exigence de minimisation des données personnelles collectées
De manière générale, les données recueillies par l'employeur devront être réduites au strict minimum et leur traitement proportionné à la finalité de leur collecte (Art. 7 RGPD).
Par exemple, lors de la phase de recrutement, les données collectées devront être limitées à celles nécessaires à l'évaluation des capacités du candidat au poste proposé. Par conséquent, les formulaires de candidature ne doivent imposer la divulgation de la situation matrimoniale d'un candidat ou l'étendue de sa paternité.
Des modalités particulières sont par ailleurs prévues pour les emplois où un extrait du casier judiciaire est nécessaire. Dans ce cas, l'employeur a l'interdiction de conserver ledit extrait ou des notes relatives à celui-ci.
3/ L'obligation de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles collectées
Toute entreprise doit garantir la protection des données personnelles des employés ainsi que leur confidentialité. Le responsable du traitement doit déterminer et mettre en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la confidentialité des données personnelles des employés afin d'éviter toute divulgation (Art. 32 RGPD).
Outre les considérations techniques intégrant la sécurité physique des lieux ou des serveurs et les dispositifs informatiques, se pose également la question de savoir qui a accès aux données des employés au sein de l'entreprise. En effet, on distingue habituellement la personne chargée du recrutement de celle qui gère les paies ou de celle qui traite les données de santé au travail. Dès lors, ces différents opérateurs ne doivent pas avoir accès aux mêmes données personnelles et il appartient à l'employeur de définir clairement les personnes et les données auxquelles elles ont légitimement accès, et cloisonner informatiquement ces accès.
Toute faille de sécurité devra être signalée dans un délai de 72 heures à la CNIL ainsi qu'à l'employé concerné (Art. 33 et 34 RGPD).
4/ Reconnaissance du droit de l'employé sur ses données personnelles
Le RGPD créé de nouveaux droits, comme le droit à la portabilité des données personnelles ou le droit à l'oubli. Tout employé pourra saisir son service RH (ou la personne désignée) pour exercer les droits qu'il détient sur ses données personnelles. Sa demande devra être suivie d'une réponse sous 1 mois, ce qui implique la mise en place de mesures techniques adaptées pour respecter ce délai (Art. 3 RGPD).
5/ La conservation des données personnelles des salariés
Les données personnelles des salariés ne peuvent être conservées que pour la durée nécessaire (Art. 5 RGPD).
6/ La désignation d'un DPO (Data Protection Officer) ou DPD (Délégué à la Protection des Données)
Le RGPD généralise la désignation d'un DPO pour toutes les entreprises de plus de 250 salariés, dès lors qu'elles effectueront des traitements à grande échelle de suivi régulier et systématique des personnes ou de données sensibles (Art. 37 RGPD).
Le DPO n'est pas obligatoire pour toutes les entreprises, toutefois, la complexité du traitement des données, rend la désignation du DPO plus qu'indispensable.
Le DPO peut être un salarié de l'entreprise ou un prestataire extérieur, il convient de désigner une personne dédiée exclusivement à cette tâche pour éviter notamment la notion de conflit d'intérêt ou de mettre à mal son indépendance dans le cadre de la relation employé / employeur.
7/ Le registre des traitements (entreprises de plus de 250 salariés)
La CNIL n'a plus à être consultée avant tout traitement. Désormais, l'employeur décide seul des traitements mis en place mais il en est responsable et doit pouvoir les justifier en cas de contrôle de la CNIL.
Les services RH doivent recenser l'ensemble des données personnelles collectées, qu'ils doivent alors cartographier dans ce registre.
Le registre doit clairement répertorier les traitements relatifs aux ressources humaines, en déterminer la finalité et prévoir les mesures de sécurités adéquates.
La CNIL peut prononcer diverses sanctions à l'égard des responsables de traitement qui ne respecteraient pas la Loi. Le montant des sanctions pécuniaires peut s'élever jusqu'à 20 M€ ou 4% du CA annuel mondial et peuvent être rendues publiques.