Claude Bernard, expert & co-fondateur de GererMaBoite.com, fait le point sur les bonnes pratiques à savoir en matière de devis et de factures pour rester dans la réglementation, ne pas commettre d'erreurs et optimiser sa gestion !
Qu'impose la loi ?
Devis ou facture, l'entrepreneur est contraint à un certain nombre d'obligations légales qu'il doit intégrer sous risque d'amende ! Cette dernière pouvant aller jusqu'à 15 000 en cas de nos respects des obligations d'information pré-contractuelle.
Les 7 mentions obligatoires du devis
- La mention devis
- Les coordonnées du client : nom, adresse, téléphone, TVA, SIRET.
- Les coordonnées du fournisseur : nom, adresse, téléphone, TVA, SIRET.
- La date d'émission du devis, sa durée de validité.
- Le numéro du devis, ce qui est clé pour sa traçabilité, et qui facilitera les échanges clients.
- La description précise des produits et ou services vendus : libellé, quantité, prix HT, montants et taux TVA, prix TTC, devises. Si l'établissement du devis est payé, cela doit être indiqué.
- Les conditions générales de vente, pénalités, conditions de garantie. Dans le cas où l'entreprise a inséré une clause de réserve de propriété, il est important que cette dernière figure sur l'ensemble des documents commerciaux émis (devis inclus) sous peine d'invalidité de cette clause.
Et en matière de facture ?
L'État a imposé la numérisation des factures. Les entreprises ont désormais la contrainte de devoir « utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale ».
Le conseil de Claude Bernard
« Opter pour un logiciel de facturation permet de respecter les normes et de n'oublier aucune mention légale ! La numérotation des factures, par exemple, est automatique et contiguë (sans trous) et les pièces commerciales (type devis) créées sont intangibles. L'entrepreneur est ainsi prémuni en cas de contrôle fiscal et il évite les éventuelles contestations de ses clients. »
Comment les optimiser ?
Il est essentiel d'appréhender les documents commerciaux comme des leviers d'efficacité pour améliorer la gestion de son entreprise.
Développer son entreprise : 5 bonnes pratiques en matière de devis
1/ Eviter le jargon trop technique du descriptif faciliter sa compréhension
2/ Le personnaliser pour chaque client renforce l'image de marque de l'entreprise. Un devis clair, compréhensible et rapidement envoyé témoigne de professionnalisme et ne peut que rassurer le client.
3/ Indiquer des mentions utiles, au-delà des mentions obligatoires, pour fluidifier la relation client, telles que les coordonnées bancaires (RIB), les modalités de règlement, les montants et dates des acomptes.
4/ Détailler au maximum le devis évite tout conflit ultérieur.
5/ Suivre le statut des devis et les utiliser pour bâtir des indicateurs commerciaux. Cela peut permettre, par exemple, de « probabiliser » les affaires pour avoir une idée de son chiffre d'affaires futur, et de suivre son taux de concrétisation.
Quelle solution pour gagner du temps et éviter les problèmes de paiements & trésorerie ?
Dans certaines petites entreprises, la facturation se fait encore à l'aide d'un modèle word ou excel. Il existe pourtant, aujourd'hui, des logiciels de facturation ou des plateformes de gestion en ligne comme GererMaBoite dont les bénéfices sont nombreux pour les entrepreneurs !
GererMaBoite permet aux TPE - start-ups, commerçants, artisans, professions libérales..., d'automatiser leur comptabilité : gestion des dépenses, trésorerie, création des factures, gestion de la facturation et des comptes clients.
Pour la facture : l'outil intègre automatiquement la réglementation en vigueur, prend en compte les mentions obligatoires, gère la comptabilisation après envoi et assure leur intangibilité.
Pour faciliter la gestion : la plateforme met à jour automatiquement le suivi de trésorerie, la synchronisation bancaire, la gestion des échéanciers, le recouvrement, ou encore la gestion des stocks.
« Je recommande d'appréhender le devis comme la première étape d'un processus de gestion. En le créant dans un logiciel de gestion tel que GererMaBoite, cela permet de créer des relances automatiques avant la fin de la date limite de validité, de suivre le statut et de les archiver. Et en un clic, le devis est transformé en facture ou en bon de livraison. L'entrepreneur peut ainsi contrôler les paiements, relancer les impayés et avoir en temps réel une vision sur sa trésorerie.» explique Claude Bernard
Comment fonctionne la facturation sur gerermaboite?
Une fois la facture créée sur la plateforme, elle est envoyée directement au client enregistré par mail. Cette dernière s'inscrit aussi automatiquement dans l'échéancier. Les alertes d'encaissements sont planifiées. Elle permet également de visualiser les retards de paiements. En un clic, il est possible de positionner une facture en litige et d'envoyer des rappels et des mises en recouvrement.