Par Johann Butting, responsable de la région EMEA chez Slack, plate-forme de communication collaborative.
La productivité de l'entreprise dépend en grande partie de l'efficacité et de l'efficience avec lesquelles les employés travaillent ensemble. Les innovations technologiques et l'accélération des moyens de communication ont changé notre façon de travailler au cours de la dernière décennie. Or, en raison de la lenteur de l'adoption de ces nouvelles méthodes de travail, la productivité des entreprises françaises est pénalisée et risque de se détériorer.
Plusieurs facteurs peuvent limiter la productivité des entreprises aujourd'hui. Mais une cause commune à de nombreuses organisations est le manque de collaboration efficace dû à un manque d'adaptation des employés aux nouvelles pratiques en la matière. Désormais, les équipes disséminées deviennent la nouvelle norme, avec de plus en plus d’employés travaillant à distance sur différents sites, dans différents fuseaux horaires et sur différents continents. Les nouvelles technologies, avec leurs outils de collaboration avancés par exemple, peuvent aider à adapter les règles de communication dans un milieu de travail moderne et fragmenté. Pourtant, la plupart des organisations continuent encore de travailler avec des processus de collaboration qui fonctionnaient peut-être bien dans le passé, mais qui ne sont plus adaptés aujourd'hui.
Les processus de validation et de prise de décision doivent faire l'objet d'une refonte si les entreprises veulent véritablement accroître leur productivité. De nombreuses entreprises utilisent toujours les mêmes règles de validation et de prise de décision traditionnelles et verticales qu'elles utilisent depuis des décennies. Cela signifie que les employés doivent souvent attendre des jours, voire des semaines, avant obtenir l'approbation d'une idée ou d'un projet simple (sans que ce soit forcément nécessaire), ce qui les empêche d'avancer rapidement dans leur travail.
Redynamiser la productivité par la collaboration
C'est là qu'interviennent les outils de collaboration modernes. Des espaces virtuels collaboratifs dédiés aux discussions, appelés canaux ou chaînes de discussion, permettent aux employés de regrouper leurs conversations par sujet, par projet ou par équipe de travail. Une fois qu'une requête est partagée dans une de ces chaînes, tout le monde peut voir son statut en temps réel. Il n'est plus nécessaire d'informer les personnes concernées par email ou en personne avant de prendre une décision, parce qu’elles n'étaient pas au courant des derniers échanges sur le sujet. Dans les chaînes de discussion, tout le monde a accès aux mêmes informations et une décision peut donc être prise très rapidement.
Bien qu'il n'existe pas d'approche parfaite, de nombreuses d'organisations aiment structurer leurs processus de validation au sein des chaînes de discussion en utilisant des emoji. Un emoji "yeux" indique généralement qu'une demande a été lue et est en cours d'examen, tandis qu'un emoji "coche" ou "pouce levé" indique que la demande a été approuvée ou a reçu le feu vert du responsable. Certaines entreprises aiment également utiliser des codes couleur dans leur utilisation des emoji. Si cette approche peut devenir vraiment sophistiquée avec l’usage de boutons de validation et de processus automatiques au sein des chaînes de discussion, la plupart des organisations commencent avec le système classique des feux de signalisation, où un point jaune signifie qu'une demande a été reçue et que les points verts et rouges signifient que la demande a été soit approuvée soit rejetée.
Selon le volume des demandes, certaines organisations créent parfois des canaux de discussions dédiés aux demandes de validation quelle que soit le type de requête, afin de rationaliser encore davantage ce processus. En gérant les validations via les chaînes de discussion plutôt que par email ou en personne, certaines organisations ont vu leurs processus de prise de décision s’accélérer de 30 à 40%.
Les canaux révolutionnent clairement la façon dont nous collaborons les uns avec les autres et je crois fermement que d'ici 2025, les canaux remplaceront les courriers électroniques comme principal moyen de communication et de collaboration dans l’univers professionnel. Pour les plus de 600 millions de cadres dans le monde, cela signifie qu'ils peuvent s'attendre à ce que les processus de validation ne fassent plus obstacle à leur enthousiasme, leur créativité et leur progression. Pour les entreprises, cela aura un effet positif et important sur la productivité de leur organisation.
Bien que rien de tout cela ne se produira du jour au lendemain, les organisations françaises doivent se lancer dès aujourd'hui si elles veulent récolter les fruits de leurs efforts demain. Les processus de validation s’appuyant sur les outils de collaboration modernes ne résoudront peut-être pas tous les problèmes de productivité d'une entreprise, mais ils constituent un bon point de départ.