Avis d'expert Léo Bulté, Responsable Grands Comptes Sendao
L'ouverture du salon Solutions DEMAT' ce jour rappelle l'échéance proche de l'obligation de la dématérialisation de la procédure de passation des marchés publics le 1er octobre prochain. Parmi les évolutions liées au passage au tout numérique, l'e-DUME constitue une petite révolution dans la constitution de l'enveloppe administrative des candidats.
Historiquement proposé en version papier, le DUME (Document Unique de Marché Européen) avait provoqué des sueurs froides à ceux qui s'y étaient frottés : très complexe, exigeant des informations quasi impossibles à obtenir et pendant un temps, disponible seulement en version anglaise il n'avait finalement jamais été employé. L'alternative MPS (Marché Public Simplifié) lancé en avril 2014 a su conquérir plus de candidats, en proposant un moyen simple et réutilisable pour fournir les éléments administratifs nécessaires, dans le cadre du programme « dites-le nous une fois ». Initiative française, le MPS sera bientôt abandonné, au profit de l'e-DUME.
Le E-DUME ambitionne de simplifier la constitution de l'enveloppe administrative
Avec l'e-DUME, la commission européenne vise à proposer un document simple, valable pour tout marché passé dans l'Union Européenne et réutilisable d'une réponse à l'autre. Il a pour but de se substituer aux sempiternels DC1, 2 etc… et devrait idéalement envahir les dossiers de candidature dans la foulée du 1er octobre. En principe, le candidat récupérera une version préremplie du DUME avec les informations liées au donneur d'ordre correspondant au marché visé, et pourra le fusionner avec un DUME préexistant directement depuis le profil acheteur, qui récupèrera en parallèle les informations relatives au candidat pour les intégrer au document administratif. L'ensemble du processus étant automatisé, il devrait en résulter pour le candidat un gain de temps, et l'assurance de l'exactitude des données renseignées.
…. Son effectivité totale semble compromise pour le 1er octobre
Si la promesse portée par l'E-DUME est louable, son opérabilité au 1er octobre reste incertaine. Pour preuve, bien que les DUME soient obligatoirement acceptés par les acheteurs publics depuis avril, aucun texte ne sonne le glas des documents classiquement utilisés. Une manière pour les pouvoirs publics de se préserver en cas de couacs du dispositif e-DUME, et de laisser le temps au candidats échaudés par les versions précédentes de se réintéresser au sujet.
D'ailleurs, les fonctionnalités ne sont pour l'heure testées qu'auprès d'un panel de cinq éditeurs de profils acheteurs, sur la quarantaine présente en France, et la récupération des informations relatives au candidats en automatique réserve encore son lot de surprises. Cette phase de test devrait se terminer en octobre prochain et aboutir à d'éventuels ajustements du document. Aucun texte n'impose non plus aux autres profils acheteurs de se doter à terme des fonctionnalités liées à l'e-DUME, préférant inviter les candidats à aller sur le site de la commission européenne pour effectuer manuellement la fusion, étape plus délicate et chronophage que celle proposée via les profils.
L'E-DUME reste souvent perçu comme une difficulté supplémentaire pour les PME
Le tout dématérialisé a imposé de nombreuses adaptations au sein des entreprises candidates sur des sujets tels que la copie de sauvegarde, la clé de signature électronique et ses référentiels de sécurité ou encore l'adaptation du personnel et des postes de travail à la diversité des passerelles. Alors même que ces évolutions sont impératives au dépôt d'une offre dès le 1er octobre prochain, plus de 70% des entreprises déposaient encore en papier cet été. Les sessions de formation à ces évolutions fleurissent, et impactent les budgets des entreprises, et particulièrement les PME, qui ne disposent pas d'une cellule marchés spécifiquement affectée à cette tâche.
L'E-DUME apparait ainsi comme une nouvelle source de complication, nécessitant encore des bouleversements dans les habitudes des candidats. N'étant pas obligatoire, il parait peu probable que les entreprises se lancent d'elles-mêmes dans l'inconnu que représente ce nouvel outil. D'autant que, les acheteurs publics, eux aussi habitués aux formulaires classiques, et soumis à de nombreux changements liés à la dématérialisation ne mentionnent que rarement le DUME dans leurs dossiers de consultation des entreprises.
Une fois la vague du 1er octobre passée et digérée, les acteurs des marchés publics seront certainement plus enclins à se pencher sur des moyens de simplifier la tâche rébarbative de remplissage des documents administratifs. L'E-DUME apparaitra alors comme une bonne solution, qui devrait connaitre son heure de gloire à l'horizon 2020.