Tribune de Jim Kidwell, Marketing Manager chez Extensis*
La mobilité est devenue une étape incontournable dans l’évolution de chaque entreprise, mais aussi dans la vie des salariés. À l’heure où les structures sont amenées à migrer sur d’autres continents, beaucoup font néanmoins l’erreur de ne pas prendre en compte la gestion des ressources numériques. Comment les gérer en toute légalité ? Comment se mettre en conformité avec les lois locales en vigueurs ?
La mobilité au cœur des entreprises
Le terme « entreprise » a acquis un sens très large : un collaborateur peut désormais travailler à des millions de kilomètres du siège social. En effet, les chiffres parlent d’eux-mêmes : nous sommes de plus en plus mobiles. La France, à elle seule, compte 1 782 188 salariés à l’étranger. Une force de travail conséquente qui doit utiliser des logiciels et une charte identiques à ceux de la maison mère, tout en s’adaptant à la législation du pays d’accueil.
La charte graphique, par exemple, est d’une importance capitale pour les entreprises. Logo, polices de caractères, couleurs : tous ces éléments construisent son image vis à vis du grand public pour en faire un succès international.
Certaines étapes ne sont cependant pas à négliger. Régulièrement oubliées, les ressources numériques ne sont souvent pas considérées à leur juste valeur. Une structure doit prendre en compte la législation qui encadre leurs utilisations. Qui sont les créateurs ? Peut-on les utiliser dans tous les pays ?
Comprendre l'économie durable pour s'y investir
A chaque pays sa législation
Chaque pays dispose de sa propre législation. Les ressources numériques n’y échappent pas. Pour cela, elles doivent être en conformité avec la réglementation des pays d’accueil.
Aux Etats-Unis par exemple, un logiciel numérique ne peut être soumise à un copyright. Le créateur reste cependant protégé contre le plagiat et contre l’utilisation non autorisée. En France, a contrario, de nombreuses mesures de protection intellectuelle existent : copyright, marque, etc.
Des process à mettre en place
Concrètement, des process internes forts et surtout très surveillés doivent être mis en place afin de s’assurer de l’exactitude de l’homogénéité et de la législation entourant les outils utilisés.
Dans un premier temps, il est important de se poser les bonnes questions : qui est garant de l’homogénéisation de la conformité entre les pays ? Un seul acteur peut-il gérer la conformité de tous les pays, ou faut-il avoir recours à un expert local ? Le recrutement de ce poste sera au cœur de l’homogénéisation et de la conformité des ressources numériques entre les pays. En effet, il sera le référent absolu en termes de ressources numériques internationales.
Comprendre l'économie durable pour s'y investir
Installer des logiciels de gestion des ressources numériques permettra de fluidifier l’utilisation de celles-ci. Ainsi les différentes antennes d’une même entreprise pourront utiliser les mêmes ressources en un simple clic sans risque de pénalité. Suite à l’installation de ce logiciel, le recrutement d’un juriste vérifiant les différentes législations est crucial. Étant donnée la complexité des différentes législations internationales, un juriste spécialiste dans chaque pays est conseillé. Il lui appartiendra de vérifier les éléments imposés par la loi ainsi que les risques encourus (contraventions, interdiction d’utiliser tel ou tel logiciel, etc.)
Les entreprises sont vouées à devenir de plus en plus internationales, qu'elles en soient conscientes ou non. Il est donc important de simplifier l’utilisation des logiciels internes et des ressources numériques au-delà des frontières. Les chefs d’entreprises internationales doivent être conscients que leur gestion est un métier à part entière : le recrutement de profils qualifiés est une étape inévitable à l’internationalisation des entreprises
*Depuis 20 ans, Extensis® développe logiciels et services destinés aux professionnels créatifs. Les outils Extensis permettent de rationner les flux de travail, de gérer les polices et autres ressources numériques, de concevoir la marque typographique des entreprises.
www.extensis.fr.
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