Tribune de Magali Kolnik, Chef de produit & dématérialisation de Neopost France*
Le 26 janvier dernier à l’Assemblée Nationale, a été adopté le projet de loi pour une République numérique et, avec lui, un article déterminant pour les sociétés fortement utilisatrices de lettres recommandées. Ce texte, qui doit passer devant le Sénat dans les 3 prochains mois, vise à démocratiser et crédibiliser l’usage du recommandé 100% électronique, un processus déjà largement engagé et dont les gestionnaires de biens et leurs copropriétaires sont parmi les premiers bénéficiaires.
Quel est l’impact de la dématérialisation des envois pour ce secteur d’activité ?
Des envois longs et fastidieux
Les syndics de copropriété sont tenus par la loi d’expédier en recommandé des documents qui peuvent être particulièrement volumineux et laborieux à préparer : les convocations aux assemblées générales de copropriétaires et les procès-verbaux de ces assemblées générales. Tous ces envois représentent des heures de travail consacrées à assembler les différents documents et pièces jointes, les mettre sous pli, les affranchir et les remettre en Poste. Tâche à accomplir dans des délais réglementaires encadrés et qui constituent de véritables pics d’activités dans ces entreprises. Au-delà de son caractère fastidieux, cette activité est aussi un important poste de dépense, directement répercuté sur les frais facturés aux copropriétaires.
Des économies conséquentes mais pas seulement
Un décret entré en vigueur en octobre 2015 permet désormais aux syndics de copropriétés d’envoyer ces documents par lettre recommandée 100% électronique, dès lors que le copropriétaire a accepté ce mode de réception. Ce type d’envoi est bien plus économique puisqu’il est facturé par envoi, sans considération du nombre de pages, et est a minima deux fois moins onéreux que le recommandé traditionnel. Côté copropriétaires, les particuliers ont également beaucoup à gagner avec ce nouveau dispositif : finies les longues files d’attente pour récupérer son recommandé en agence postale. Avec le recommandé 100% électronique, le destinataire est alerté par e-mail et vient récupérer le document transmis sur une plateforme sécurisée grâce à un code d’authentification. Mais si le gouvernement a décidé de favoriser le développement du recommandé électronique, ce n’est pas uniquement pour des avantages d’ordres pratiques et économiques ; l’envoi d’un recommandé électronique renforce la traçabilité et la transparence des échanges.
Vers une plus forte traçabilité des envois
Comme pour le recommandé traditionnel papier, le recommandé 100% électronique donne lieu à une preuve de dépôt et à un accusé de réception. Par ailleurs, la traçabilité de l’échange se trouve renforcée avec, en supplément, une preuve de téléchargement. L’expéditeur est donc désormais notifié du fait que le destinataire a téléchargé le document transmis.
De plus, les prestataires les plus avancés sur le recommandé 100% électronique proposent un service complet associant à la fois le recommandé papier et le recommandé électronique. Une connexion au logiciel métier du syndic permet d’automatiser les envois en fonction du format de réception souhaité par le copropriétaire. Dans le cadre d’un envoi papier, le prestataire de service récupère le document en ligne et se charge de l’imprimer, de le mettre sous pli, de l’affranchir et de le remettre en Poste pour le compte du syndic.
Enfin, que le document soit envoyé au format papier ou électronique, le gestionnaire de biens est en mesure de prouver le contenu de son envoi pendant 3 ans grâce à l’archivage électronique. En effet, dans le cadre de l’usage du recommandé papier, l’argument de la lettre vide reçue était souvent mis en avant. Grâce à ce type de service en ligne, en cas de litige, l’archive d’un recommandé fait foi devant un tribunal et assure ainsi une totale transparence dans les échanges.
Plus économiques et plus rapides, les recommandés 100% électroniques vont donc changer la vie des syndics et de leurs employés en leur permettant de se consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La transition du recommandé papier vers le recommandé 100% électronique va se faire de manière progressive et il est important de choisir un prestataire qui saura accompagner le gestionnaire de biens vers cette évolution.
*Neopost France
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