Les chefs de projet travaillent avec tout un arsenal d’outils – outils spéciaux de gestion de portefeuille de projets, solutions de Business Intelligence, produits de prévision financière, etc. – qui leur permettent de tenir l’activité à jour et de produire de bons résultats. L’utilisation de ces outils est un jeu d’enfant pour un collaborateur se trouvant au bureau et connecté au serveur. Cependant, les choses peuvent rapidement se gâter en dehors de l’entreprise. Pour les chefs de projet mobiles d’aujourd’hui, ce n’est pas acceptable. Ils doivent être au cœur de l’action et constamment informés de toute évolution, afin de pouvoir agir rapidement pour résoudre les problèmes dès qu’ils surviennent et de prendre la bonne orientation.
Avec la technologie moderne, c’est possible. À l’aide des smartphones et des tablettes, les données sont partagées sur le Cloud en toute simplicité, connectant les utilisateurs à tout moment et en tout lieu. Cela résout le problème, n’est-ce pas ? Pas toujours. Bien que les chefs de projet disposent des moyens nécessaires en matière d’appareils, l’accès aux applications métier stratégiques, souvent hébergées en local, leur fait toujours défaut. Résultat : ils n’ont pas accès aux données en temps opportun et, souvent, ils font le travail en double, créent deux jeux de dossiers, laissent des données en silos et commettent davantage d’erreurs.
Danger des silos et de la duplication de données
L’accès aux données en temps opportun peut faire la différence entre l’échec et la réussite. Qu’il s’agisse d’un directeur financier ayant besoin d’agir sur les chiffres les plus récents ou d’un collaborateur sur le terrain vérifiant qu’une action a été effectuée, il est essentiel que chaque personne impliquée dans le projet soit munie des informations les plus à jour. Dans le cas contraire, la confusion et les problèmes de communication règnent. Le meilleur moyen de tenir les personnes informées est de disposer d’un outil centralisé assurant l’accès aux données en temps réel, et permettant aux parties prenantes de fournir des mises à jour au fur et à mesure de leur progression. Toutefois, bien que la plupart des collaborateurs possèdent ces outils, soit ils ne peuvent pas y accéder en déplacement, soit ils évitent de le faire car ils ne sont pas conçus pour la mobilité et se révèlent difficiles à utiliser dans ces conditions.
Par conséquent, les pertes de temps sont légion, avec notamment des appels téléphoniques pour demander des mises à jour. Pire, il arrive de travailler sur des informations obsolètes lorsqu’un interlocuteur est injoignable. Certains essaient de combler ce manque en recourant à des applications destinées au grand public, telles que Google Docs, Dropbox et WhatsApp. Bien que celles-ci semblent à première vue idéales pour gagner du temps, elles conduisent à la duplication des données. Si un chef de projet utilise ces outils en déplacement, dès son retour au bureau, il reviendra aux applications spécialement conçues pour son travail. Ainsi, il est souvent nécessaire de répliquer les informations dans le système de gestion de projets principal. Parfois, des oublis surviennent, ce qui crée des lacunes dans les dossiers et favorise la présence de données importantes dans des silos.
Se simplifier la vie : l’accès quand et comme vous le souhaitez, où que vous soyez
La mise en place de la mobilité implique un engagement entier. En déplacement, les chefs de projet doivent pouvoir accéder aux plateformes et outils qu’ils utilisent au bureau afin de contenir le problème des silos de données. Voici quelques caractéristiques clés d’une mobilité réussie.
- Opportune : si une plateforme de gestion de projets est compatible avec les appareils mobiles, il n’y aura pas de temps perdu à répliquer des données. La compatibilité mobile va permettre aux équipes de mettre à jour régulièrement les informations des projets, par lots plus petits. L’approche « Un peu, plus souvent » va alléger la charge de la création de rapports, tout en proposant aux chefs de projet les informations les plus à jour, à tout moment. C’est là un aspect essentiel pour prendre des décisions en déplacement ou pour dresser, en très peu de temps, un exposé à l’intention des dirigeants. Dans un contexte de resserrement des marges et de prise de décisions rentables, l’accès aux dernières données en déplacement devient une nécessité.
- Exploitable : les chefs de projet débordés ont besoin d’une solution facile à utiliser pour ne pas reprendre leurs mauvaises habitudes. Pour qu’une plateforme mobile soit utile, la navigation et l’affichage des informations doivent être simples et la compatibilité avec différentes tailles d’écran et proportions assurée. Des informations fournies de manière lisible amélioreront l’expérience utilisateur et favoriseront une utilisation optimale.
- Personnalisée : un accès rapide aux données dont vous avez besoin dans le contexte adapté permet de gagner du temps et d’améliorer l’expérience utilisateur. Une équipe d’exécution des projets aura uniquement besoin de connaître les éléments à livrer et les échéances, tandis qu’un chef de projet souhaitera certainement afficher les coûts en parallèle, ainsi qu’englober des informations stratégiques. La possibilité d’adapter le système en fonction des préférences de tâche et de flux de travail contribuera à maintenir la productivité et à éviter les confusions.
La mobilité est un atout majeur pour les chefs de projet toujours actifs, mais elle doit être proposée convenablement. Ne laissez pas la réussite des projets vous filer entre les doigts en perdant du temps à cause du travail dupliqué ou en perdant des mises à jour essentielles : mettez en place une solution conçue pour la mobilité. Vous ne pourrez plus vous en passer !
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