Romain Bisseret, Président fondateur d’In Excelsis, société de coaching d’affaires et organisme de formation professionnelle, explique comment booster sa productivité, gérer ses priorités et accroître ses performances sans stress ni surmenage.
L’évolution de notre environnement depuis quelques décennies a radicalement, et probablement définitivement, modifié notre rapport à notre vie quotidienne. La vie paysanne d’autrefois était encadrée par des traditions séculaires et par une cyclicité essentiellement saisonnière. La vie ouvrière s’est ensuite inscrite dans une organisation systématisée et programmée de type bureaucratique. Et aujourd’hui ? Ce cadre de vie tracé et prévisible a cédé de toutes parts...
Chacun d’entre nous est désormais plongé dans une économie de la connaissance, voire de la créativité. Notre passage du statut de main d’œuvre à celui décrit par Peter Drucker de « cerveau d’œuvre » s’accompagne de sollicitations sans cesse plus envahissantes de notre psychisme.
Par ailleurs, l’essor des technologies de l’information nous place dans un maillage de connexions aussi dense que cacophonique, dont nous devenons des nœuds de communication à la limite de la saturation.
Quelques chiffres. Un cadre est interrompu en moyenne toutes les 2,30 minutes et reçoit près de 57 emails utiles dans une journée. Résultat, 40% de ce qu’il est amené à traiter dans une journée n’était pas prévu le matin-même !
Enfin, l’évolution des modèles économiques et l’instabilité de l’environnement des entreprises s’accompagnent d’une redéfinition permanente du périmètre du travail et d’une instabilité des carrières, tandis que l’éclatement du modèle familial traditionnel affecte jusqu’aux dernières frontières de notre vie intime.
Conséquence de ces mutations, chacun d’entre nous est sommé de répondre à un nombre croissant de sollicitations venant de toutes parts et à prendre des engagements avec soi-même de nature et d’importance très diverses : remplacer une ampoule, envoyer un devis à un client, organiser ses prochaines vacances, redéfinir le plan marketing …. D’où un sentiment de dépossession de sa propre vie, dont la perte de contrôle se matérialise par du stress et du surmenage.
Pourquoi n’arrivons-nous pas à maîtriser ce flux incessant ? En grande partie parce que nous nous trompons sur la nature de notre stress.
Nous pensons que celui-ci découle d’un manque de temps. C’est souvent une erreur. Ce dont nous manquons le plus, c’est de clarté, d’une cartographie exhaustive de nos engagements, d’un recensement de nos projets et des suites d’actions qu’ils exigent. La deuxième erreur est de se reposer excessivement sur sa mémoire pour nous alerter sur une tâche à effectuer. Or nos multiples engagements sont présents à notre subconscient comme des tâches inachevées, des boucles ouvertes, des alarmes qui clignotent. Des dizaines de choses à faire en même temps se télescopent sur des dizaines de projets différents. Résultat, il est difficile, voire impossible, de prioriser et d’arbitrer dans ce magma de projets plus ou moins formalisés, de résultats attendus et d’actions à effectuer. Ainsi saturé, notre cerveau s’embrouille et tourne en surrégime.
Reste que ce sentiment n’est pas une fatalité et appelle des réponses très concrètes. Comment ?
La première chose est de collecter la totalité de nos engagements : petites et grandes obligations, engagements professionnels et privés, urgences et projets de long terme.
La deuxième est de définir pour chacun de ces engagements la prochaine action concrète à effectuer. Enfin, chacun de ces engagements doit être classé dans un système de rangement externe fiable conçu pour nous rappeler les actions à effectuer au moment le plus opportun. Des règles qui découlent du bon sens, mais dont la maîtrise nécessite méthode et entrainement. Ce sont les bases de la méthode GTD, (« Getting Things Done », littéralement « faire en sorte que les choses soient faites »).
Cette maîtrise de nos obligations est en effet indispensable. Elle permet de créer un sentiment de liberté, de légèreté et de soulagement, tout d’abord. Expurgé de ses boucles inachevées, libéré de l’obligation exténuante de se souvenir sans cesse de ce qu’il a à faire, notre cerveau peut se concentrer sur l’accomplissement des actions, et non plus sur leur programmation.
En réservant l’utilisation de notre cerveau aux tâches où il excelle le plus, qui découle de sa nature cognitive, elle permet enfin d’accroître drastiquement nos performances. Il est plus que temps de se réapproprier l’organisation de notre vie.
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