Le coût élevé du multi tâche, par Andrew Filev, CEO et Fondateur de Wrike
La tentation du multi tâche est devenue omniprésente au bureau, qu’il se situe sur une table de cuisine ou dans un open space à la Défense. Des emails et messages instantanés au chant des sirènes des médias sociaux, les tentations sont partout où votre esprit peut vagabonder.
Le problème est que lorsque l’on saute constamment d’une tâche à une autre, on n’est pas vraiment plus productif, bien au contraire. Et nous épuisons nos réserves psychiques. Pour la plupart d’entre nous, éradiquer la tentation du multi tâche n’est simplement pas réaliste, mais avec une meilleure compréhension de la façon dont cette pratique réduit notre productivité (et quels types de personnalités sont les plus vulnérables), nous pouvons en réduire les effets négatifs.
Selon l’Association Américaine de Psychologie, il existe 3 types de comportements multi tâche qui réduisent notre efficacité et entraînent à la longue une fatigue psychique :
1/ Effectuer deux tâches en même temps. Ceci s’applique au fait de téléphoner en conduisant, ou de répondre à un email tout en assistant à une réunion.
2/ Passer d’une tâche à une autre sans avoir terminé la première. Nous nous sommes tous déjà trouvés dans cette situation où en plein milieu d’un travail une nouvelle tâche urgente mobilise notre attention et nous fait abandonner notre action en cours. Il s’agit d’un des types les plus frustrants de multi tâche, et souvent le plus difficile à éviter.
3/ Effectuer deux tâches ou plus en succession rapide. Cela peut ne pas ressembler à du multi tâche, mais cela en fait tout de même partie, car pour travailler efficacement, notre cerveau a besoin de temps pour « changer de vitesse. »
Le mythe du multi tâche efficace
On estime que seule 2% de la population est capable de réaliser efficacement plusieurs tâches en même temps, et ironiquement, ce sont ces personnes qui sont les moins susceptibles de le faire. Le problème est que nous pensons tous plus ou moins faire partie de ces 2%, et utilisons cette compétence perçue pour nous adonner sans retenue au multi tâche. En fait, les personnes les plus « accros » au multi tâche sont celles qui sont les moins efficaces dans cet exercice.
Pourquoi se cantonner au mono tâche ?
D’après l’Association Américaine de Psychologie, « même si les pertes de temps pour passer d’une tâche à une autre sont très faibles, parfois de l’ordre de quelques dixièmes de secondes par permutation, elles peuvent s’accumuler pour totaliser de longues minutes lorsque des personnes changent de tâche de façon répétée. De plus, effectuer plusieurs tâches en même temps peut sembler être plus productif de prime abord, mais peut consommer plus de temps au bout du compte et causer plus d’erreurs. Les blocages psychiques même brefs causés par les passages d’une tâche à une autre peuvent entraîner une réduction allant jusqu’à 40% du temps de travail effectif d’une personne dans une journée. »
Quatre type de personnalités offrent un terrain particulièrement propice au multi tâche, ceux qui sont :
1/ toujours à la recherche d’un gain potentiel veulent avant tout produire plus et gagner plus.
2 avides de sensations ont besoin d’être constamment stimulées, et apprécient la nouveauté et l’excitation que représentent le passage fréquent à de nouvelles tâches.
3/ persuadés de faire partie des 2% pensent être doués pour le multi tâche et sont plus enclins à adopter régulièrement ce comportement.
4/ distraits par nature. Les personnes distraites ou qui ont du mal à rester insensibles à des stimuli provenant de l’extérieur auront plus de difficultés à combattre leurs comportements multi tâche.
Gérer vos comportements multi tâche : par où commencer ?
La première chose à avoir à l’esprit est que vous ne pourrez pas éradiquer totalement vos comportements multi tâche, du moins pas tout de suite. Le mieux que vous pourrez faire est de les confiner dans certaines périodes de la journée. Pour commencer, définissez un espace-temps ou un moment dans la journée où les comportements multi tâche sont très difficiles. Les deux stratégies qui suivent fonctionnent en tandem pour vous aider à récupérer du temps productif durant votre journée de travail :
1/ Identifier et segmenter les tâches les plus complexes. Déterminez parmi vos tâches régulières celles qui sont les plus complexes et créez pour elles un créneau horaire et un espace libre de toutes distractions. Plus les tâches sont complexes et peu familières, plus l’on perd du temps à les quitter pour aller vers une autre et inversement. Vous économiserez donc beaucoup de temps (et d’énergie) en concentrant votre esprit exclusivement sur les tâches les plus complexes jusqu’à les avoir achevées.
2/ Gérer les comportements multi tâche avec des tâches simples et familières. Quels sont les créneaux horaires ou les endroits où vous êtes le plus enclin au multi tâche ? Lorsque vous êtes dans ces situations, concentrez-vous sur des tâches répétitives ou familières, ce qui permet de réduire les pertes de temps lors des permutations, tout en respectant votre attirance naturelle pour le multi tâche.
Créer un espace-temps dans lequel le multi tâche est autorisé est particulièrement important si vous rentrez dans les 4 types de personnalités cités plus haut.
Vous limiter exclusivement au mono tâche pour les tâches complexes représentera déjà pour vous un gros effort, donc autoriser le multi tâche en d’autres circonstances vous permettra sans doute d’alléger ce fardeau.
Quel résultat pouvez-vous espérer ? Identifiez les causes profondes qui déclenchent chez vous un comportement multi tâche, par exemple :
- Souhaitez-vous secrètement être vu par vos collègues comme un « bourreau de travail » qui en fait toujours plus que les autres ?
- Chaque alarme sonore émise par votre ordinateur attire-t-elle immédiatement votre attention ?
- Ne jamais rater le moindre scoop sur Twitter est-il essentiel pour vous ?
Quel que soit votre point sensible, l’identifier vous aidera à la mettre en sourdine durant l’exécution de vos tâches les plus complexes. Comprendre le pourquoi et le comment de votre attirance pour le multi tâche vous aidera, étape par étape, à minimiser son impact sur votre productivité.
Dans ces conditions, combien de temps et de productivité allez-vous regagner ? La réponse dépend uniquement de vous…
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