Établissement public local, le Centre de Gestion de l’Oise participe à la gestion des personnels territoriaux et au développement des collectivités du département. Il a développé à l’attention de ses adhérents (communes, établissements public…) une large gamme de services, notamment en lien avec les technologies de l’information et de la communication (TIC) ainsi que des prestations de gestion d’archives.
L’objectif du CDG 60 est de proposer à ses adhérents, à l’issue d’un appel d’offres et dès 2013, un Système d’Archivage Electronique mutualisé, en conformité avec les exigences légales et règlementaires de l’Etat.
LOCARCHIVES, tiers archiveur agréé par le SIAF, retenu par le Centre de Gestion de l’Oise pour la réalisation d’une plateforme mutualisée et externalisée
Le service retenu est le fruit de l’association de 2 acteurs majeurs du domaine de l’archivage et de la gestion documentaire. Leur alliance permet d’offrir une solution externalisée répondant pleinement aux attentes métiers des archivistes et aux exigences d’archivage à vocation probatoire.
Le Système d’Archivage Electronique mutualisé, accessible en mode Saas, est constitué :
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D’un front office métier, Mnesys Archives, conçu par l’éditeur Naoned Systèmes et offrant un environnement fonctionnel très complet : gestion unifiée de la gouvernance, gestion des versements, de la description, des recherches/consultations et du sort final,
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D’un back office de conservation sécurisé, conçu et maîtrisé depuis plusieurs années par Locarchives et assurant des conditions optimales d’intégrité, pérennité, confidentialité et réversibilité.
Ce sont près de 693 communes et 450 établissements publics qui bénéficieront dans les prochains mois d’un Système d’Archivage Electronique intégrant dans un premier temps 4 grandes catégories de documents : les actes réglementaires et budgétaires de l’administration, les documents liés à la gestion financière (helios / pes), ceux relatifs à la paye (bulletins, justificatifs…) et aux marchés publics.
Parmi les principaux éléments qui ont présidé au choix de la solution, a été particulièrement appréciée la capacité de LOCARCHIVES à :
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Mettre en œuvre un service qui répond pleinement aux attentes fonctionnelles et techniques en conformité avec les niveaux d’exigence de l’État,
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Accompagner le CDG 60 dans la conception de ce service et le déployer dans les délais attendus,
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Construire un modèle économique qui permette à l’ensemble des collectivités, quelle que soit leur taille, de bénéficier des services du Système d’Archivage Electronique mutualisé.
A terme, c'est une large palette de solutions qui pourra être utilisée par le CDG 60, notamment la gestion informatisée en mode SaaS des archives municipales et des magasins avec une plateforme unique.
Pierre Sylvestre, chef de projet et responsable du service Archives, précise : « Avec l’accélération de la dématérialisation des procédures administratives et le développement de l’administration électronique en général, l’archivage électronique est devenu un enjeu primordial pour les administrations publiques. Fort de son expérience en matière d’assistance et d’expertise auprès des collectivités de l’Oise, le Centre de Gestion de l’Oise a pris l’initiative de proposer une solution d’archivage électronique mutualisée et accessible à l’ensemble des collectivités territoriales du département (communes et EPCI). Le choix de Locarchives pour accompagner le CDG60 dans cette démarche s’explique par le fait que ce dernier est un acteur reconnu de longue date en matière d’archivage (physique et électronique) et que la solution proposée répond parfaitement à l’exigence d’accessibilité technique et financière du système à l’ensemble des collectivités. »
LOCARCHIVES
Avec un chiffre d’affaires de 40 M€ en 2012, LOCARCHIVES se positionne comme le second prestataire de services en France, spécialiste de l’externalisation d’archives et de l’ingénierie documentaire. L’expertise en Records Management, en gestion documentaire et gestion de l’information permet de concevoir et de mettre en œuvre des solutions performantes, globales et évolutives de gestion - forme papier et électronique - pour plus de 4 000 clients professionnels.
Les chiffres 2012 : 400 salariés - 6 sites et 15 entrepôts - 3500 km linéaires de rayonnages - Capacité de 35 millions de boîtes d’archives - Plus de 3 millions d’ordres traités par an - Capacité de traitement des flux et de conservation d’une centaine de Tera-Octets.
LOCARCHIVES est membre de l’AAF, de l’ARSEG, de l’Aproged, de la FNTC, de FEDISA et de PAGE. Certifiée ISO 9001 et NF Service Z40-350 - Labellisée FNTC-TA - Agréée pour la gestion et la conservation d’archives publiques sur supports papier et électroniques
NAONED
Naoned Systèmes est éditeur de solutions informatiques innovantes spécialisé dans la préservation et la valorisation du patrimoine. Notre objectif est d’aider nos clients à inscrire l’information à valeur patrimoniale dans une stratégie globale et cohérente de gestion de l’information, de capitalisation et de diffusion de la connaissance de leur organisation. Leader français des solutions pour archivistes et records managers, Naoned Systèmes compte plus de 60 références dans des projets d’archivage (Ministère des Affaires étrangères, BNP Paribas, Conseil Général du Doubs, Ville de Quimper, Ville de Besançon…).
Le Centre de Gestion de l’Oise
Le Centre de Gestion de l’Oise de la Fonction Publique Territoriale (Cdg60) est un établissement public chargé du suivi des carrières du personnel des collectivités territoriales du département.
Véritable partenaire des collectivités et établissements publics depuis plus de 25 ans, il apporte son soutien et son expertise dans différents domaines.
Le développement rapide des réseaux de communication via le web permet de nombreuses initiatives de rationalisation et de mutualisation de services dont notamment le Service d’Archivage Électronique.
Depuis deux ans maintenant, le Cdg 60 a entrepris une démarche de modernisation de ses services par la mise à disposition d’experts dans le domaine du numérique.